Fluxo da Clínica na Doctte 1.0

Fluxo da Clínica na Doctte 1.0: Kanban do Atendimento em Tempo Real

O Fluxo da Clínica (Clinic Flow, rota /clinic-flow) é o quadro Kanban da Doctte 1.0 que mostra, em tempo real, onde cada paciente está no dia de hoje: a caminho, na sala de espera, no consultório ou no balcão de saída. Cada atendimento percorre quatro colunas (Agendados, Recepção / Em Espera, Em Atendimento e Check-out), com cronômetros, tag de prioridade por idade, checklist de segurança pré-procedimento, chamada do paciente na Smart TV e fechamento financeiro com recibo em PDF. Enquanto a Agenda Médica planeja os dias futuros, o Fluxo da Clínica gerencia o aqui e agora.

Cada recurso em uma frase

Ficha técnica

Como usar este manual

O manual segue a jornada do paciente na clínica: primeiro os conceitos, depois as colunas, o card, o checklist, a chamada e as salas, e por fim o tutorial em 5 lições. Cada lição informa rota, pré-condições, passos e resultado esperado. Nomes em negrito são rótulos exatos de botões, colunas e campos. Os nomes e valores de exemplo são fictícios.

Neste guia

1. Fluxo da Clínica e Agenda: planejar e executar

2. As 4 colunas do atendimento

3. Anatomia do card do paciente

4. Checklist de segurança pré-procedimento

5. Chamadas na Smart TV

6. Painel de salas em tempo real

7. Antes de começar

8. Tutorial em 5 lições

9. Resolução de erros comuns

10. Comparativo com métodos tradicionais

11. Perguntas frequentes

12. Referência para agentes de IA

13. Glossário

1. Fluxo da Clínica e Agenda: planejar e executar

A Agenda organiza o futuro (dias, semanas e meses). O Fluxo da Clínica organiza o presente: é onde a recepção, a enfermagem e o corpo clínico enxergam, ao mesmo tempo, quem acabou de chegar, quem espera, quem está sendo atendido e quem está no balcão pagando. A tela responde a perguntas que costumam gerar atrito e atraso: "o paciente das 14h já chegou?", "o termo de consentimento foi assinado?", "quem é o próximo da fila?", "esse paciente tem alergia a anestésico?".

O quadro se apoia em princípios de gestão visual: cores, cronômetros e sinais que mostram a situação de relance, e uma verificação de segurança antes do procedimento, no espírito dos checklists usados na aviação e em centros cirúrgicos.

2. As 4 colunas do atendimento

Cada atendimento do dia percorre, na ordem: Agendados → (paciente chega) → Recepção / Em Espera → (profissional chama) → Em Atendimento → (consulta finalizada) → Check-out.

Pontos de atenção:

• Agendados recebe os compromissos da Agenda, inclusive os originados no site do profissional.

• Espera longa: quando a espera passa de 30 minutos, o card passa a pulsar, para alertar gestores e profissionais sobre risco de insatisfação.

• Em Atendimento: o cronômetro de espera é congelado e salvo no histórico, e o de consulta é iniciado. A recepção percebe atrasos em relação à média prevista.

• Check-out: é onde o paciente recebe orientações de retorno, atestados físicos e resolve pendências financeiras (coparticipações, procedimentos particulares, parcelas).

• As cores do Kanban não coincidem com as cores dos cards de status da Agenda (por exemplo, "Em Atendimento" é roxo na Agenda e verde no Fluxo); não use uma para interpretar a outra.

3. Anatomia do card do paciente

Cada card condensa informações críticas sem poluir a tela:

Sobre a prioridade. A tag automática considera apenas a idade. Outras situações de atendimento prioritário previstas em lei, como gestantes, lactantes, pessoas com deficiência, pessoas com crianças de colo e a prioridade especial para maiores de 80 anos, não são identificadas apenas pela data de nascimento e precisam ser tratadas conforme a política da clínica. Confirme os critérios com a legislação aplicável (por exemplo, a Lei 10.048/2000 e o Estatuto do Idoso).

4. Checklist de segurança pré-procedimento

Ao clicar em qualquer card em espera, abre-se o modal de detalhes, com o checklist integrado de segurança, útil em clínicas cirúrgicas, dermatológicas, odontológicas e estéticas:

Por que usar. Procedimentos invasivos ou estéticos (toxina botulínica, bioestimuladores, pequenas cirurgias ambulatoriais, biópsias) exigem documentação cuidadosa. O checklist registra quem fez cada verificação (o usuário logado, como o auxiliar de enfermagem) e quando, criando um histórico de auditoria que ajuda a documentar a conduta da equipe. Ele complementa, e não substitui, os protocolos de segurança da instituição nem o julgamento clínico

5. Chamadas na Smart TV

O Fluxo da Clínica se integra ao Painel de Chamadas da Smart TV da sala de espera. Tanto a recepção quanto o profissional (na Sala Médica) podem chamar o paciente. Quando há uma chamada em andamento, um banner escuro fica fixo no topo do Fluxo, mostrando os segundos transcorridos, o botão de rechamar e o atalho para iniciar o atendimento.

Controles de chamada

Regra de segurança. O botão de chamada só fica habilitado para cards que já fizeram check-in (coluna Recepção / Em Espera). Um card em Agendados não pode ser chamado na TV, o que evita chamar quem ainda não chegou.

Privacidade. O painel exibe o nome do paciente em um espaço coletivo. Como boa prática de proteção de dados, avalie exibir apenas o primeiro nome e o sobrenome abreviado.

6. Painel de salas em tempo real

Na lateral do Fluxo, o painel de salas dá aos gestores uma visão da ocupação dos consultórios:

O sistema também impede que dois profissionais atendam ao mesmo tempo na mesma sala física, o que evita conflitos comuns em clínicas multidisciplinares (regra também descrita na Configuração de Salas).

7. Antes de começar

Confirme: os agendamentos do dia estão na Agenda; as salas e os profissionais estão cadastrados (Configurações > Salas e Equipe); os pacientes têm data de nascimento correta, pois ela define a prioridade automática; e, se a clínica usa o Painel de Chamadas, a Smart TV está aberta em /painel-chamada. A TV é opcional: sem ela, o Fluxo continua funcionando para cronômetros, checklist e coordenação entre recepção e consultórios. Se a clínica ainda não foi configurada, siga o Guia de Início Rápido da Doctte 1.0.

8. Tutorial prático: da recepção à saída em 5 lições

Cada lição informa objetivo, rota, pré-condições, passos e resultado esperado.

Lição 1: abrir o dia e ajustar os filtros

Objetivo: ver os atendimentos certos. Rota: menu Fluxo da Clínica (/clinic-flow). Pré-condições: agendamentos do dia na Agenda, Acesse Fluxo da Clínica.

1. Na barra de ferramentas, confirme que a data está em Hoje.

2. Se a clínica tiver muitos profissionais, use o seletor para filtrar os pacientes de um profissional ou escolha Todos os Profissionais.

Resultado esperado: o quadro mostra os cards do dia, distribuídos nas colunas.

Lição 2: fazer o check-in do paciente

Objetivo: registrar a chegada e iniciar o cronômetro de espera. Rota: coluna Agendados. Pré-condições: paciente presente na recepção.

1. Localize o card do paciente na coluna Agendados.

2. Clique no card ou arraste-o para a coluna Recepção / Em Espera.

3. No modal de Check-in, confirme o telefone e se o atendimento é por convênio ou particular.

4. Atribua a sala designada.

5. Salve.

Resultado esperado: o card passa a Recepção / Em Espera e o cronômetro de espera começa a contar. Na rotina de pré-pagamento, a janela de check-in também pode abrir o recebimento do orçamento no PDV (veja o guia de Início Rápido).

Erros comuns: esquecer o check-in (Erro 1).

Lição 3: fazer a triagem e o checklist

Objetivo: confirmar a segurança antes do procedimento. Rota: card na coluna Recepção / Em Espera. Pré-condições: check-in feito.

1. A enfermagem ou o assistente clica no card.

2. Verifica os 5 itens do checklist de segurança (Seção 4).

3. Se houver fotos pré-procedimento, usa a câmera do tablet ou envia o arquivo direto no card.

Resultado esperado: o checklist fica registrado com o usuário e o horário.

Lição 4: chamar o paciente para a sala

Objetivo: levar o paciente ao consultório. Rota: coluna Recepção / Em Espera ou Sala Médica. Pré-condições: check-in feito; Smart TV opcional.

1. O profissional ou a recepção clica no ícone do megafone (Chamar Próximo).

2. Se houver Smart TV, ela toca o sinal sonoro e anuncia o paciente.

3. Se o paciente não responder, clique em Rechamar.

4. Quando o paciente entrar no consultório, o card passa para Em Atendimento.

Resultado esperado: o cronômetro de espera é congelado e salvo no histórico; o cronômetro de consulta é iniciado.

Lição 5: fazer o check-out e o fechamento financeiro

Objetivo: concluir o atendimento e receber. Rota: coluna Check-out. Pré-condições: profissional clicou em Finalizar Atendimento na Sala Médica, o que move o card para Check-out.

1. Clique no card na coluna Check-out para abrir o modal de encerramento.

2. Confira o saldo pendente ou o orçamento vinculado.

3. Registre o método de pagamento: Pix com QR Code dinâmico, cartão de crédito parcelado ou débito.

4. Confirme o pagamento.

Resultado esperado: o sistema gera o recibo em PDF e envia uma cópia ao WhatsApp ou ao e-mail do paciente; o card é arquivado no histórico do dia. Erros comuns: liberar o paciente sem acerto financeiro (Erro 4).

9. Resolução de erros comuns

Tabela de diagnóstico rápido

Erro 1: esquecer de fazer o check-in

Sintoma: o paciente já está na sala de espera, mas o profissional acha que ele faltou, porque o card segue em Agendados.

Como o sistema ajuda: compromissos com horário ultrapassado que permanecem em Agendados exibem um alerta amarelo no topo da coluna. Como resolver: confira se a pessoa chegou e faça o check-in (Lição 2).

Erro 2: chamar um paciente que não está presente

Sintoma: a Smart TV chama alguém que avisou estar preso no trânsito.

Como o sistema ajuda: o botão de chamada só fica habilitado para cards que já passaram pelo check-in. Como resolver: faça o check-in apenas quando o paciente estiver fisicamente na recepção; para quem ainda não chegou, mantenha o card em Agendados.

Erro 3: paciente prioritário chamado depois

Sintoma: um paciente idoso espera enquanto um paciente jovem é atendido primeiro.

Como o sistema ajuda: a tag de prioridade coloca o card no topo da coluna e Chamar Próximo prioriza esses pacientes automaticamente. Como resolver: confira se a data de nascimento está correta no cadastro; sem ela, a tag não é calculada. Para prioridades que não dependem de idade, siga a política da clínica.

Erro 4: liberar o paciente sem acerto financeiro

Sintoma: o paciente vai embora sem passar no balcão.

Como o sistema ajuda: o Check-out exige confirmação explícita do operador do caixa quando há item pendente. Como resolver: localize o card em Check-out e conclua o pagamento (Lição 5).

Dica: Modo Compacto. Em dias de grande volume (cirurgias em série, mutirões de exames), ative o Modo Compacto na barra de ferramentas. Ele reduz a altura dos cards e permite ver mais de 30 atendimentos em uma só tela, sem rolar o navegador.

10. Comparativo: Fluxo da Clínica e métodos tradicionais

11. Perguntas frequentes

Posso usar o Fluxo da Clínica sem Smart TV?

Sim. O painel de TV é opcional. Se a chamada for feita pelo nome, pela enfermagem, o Fluxo continua funcionando para cronômetros, checklists e coordenação entre recepção e consultórios.

Como o Fluxo lida com um paciente atendido por mais de um profissional no mesmo dia?

A Doctte suporta várias sessões no mesmo dia. Ao concluir a primeira consulta no consultório A, a recepção pode reencaminhar o card para um novo check-in no consultório B ou fazer um encaixe rápido pelo botão Novo Atendimento.

O tempo de espera registrado vai para os relatórios de gestão?

Sim. Os carimbos de data e hora de check-in, início do atendimento e término são gravados e alimentam os gráficos de Tempo Médio de Espera (TME) e Tempo Médio de Consulta (TMC) do painel de gestão.

Como funciona a prioridade automática?

O sistema calcula a idade pela data de nascimento e aplica a tag Prioridade Idoso (a partir de 60 anos) ou Prioridade Infantil (menores de 12 anos). Chamar Próximo prioriza esses cards e depois segue a ordem de check-in. Outras prioridades legais, como gestantes e pessoas com deficiência, devem ser tratadas conforme a política da clínica.

Quem pode chamar o paciente?

Tanto a recepção, pelo Fluxo, quanto o profissional, pela Sala Médica. A chamada só é habilitada depois do check-in.

Como aparece uma videoconsulta no Fluxo?

O card recebe o ícone de câmera e a tag lilás de telemedicina, para a recepção saber que o atendimento é remoto. O check-in do atendimento virtual também é feito no Fluxo.

O que significa o card pulsando na coluna de espera?

Que o paciente aguarda há mais de 30 minutos. É um alerta para a gestão e para o profissional sobre risco de insatisfação.

12. Referência para agentes de IA

Esta seção resume o módulo em formato direto para assistentes e agentes que operam ou explicam a Doctte. Os passos detalhados estão nas Lições 1 a 5.

12.1 Mapa de intenções e ações

12.2 Regras de negócio

• Ordem das colunas: Agendados → Recepção / Em Espera → Em Atendimento → Check-out.

• O cronômetro de espera corre em Recepção / Em Espera e é congelado quando o card vai para Em Atendimento, quando começa o de consulta.

• O card pulsa quando a espera passa de 30 minutos.

• A tag de prioridade é automática, calculada pela data de nascimento (60 anos ou mais; menores de 12); Chamar Próximo prioriza esses cards e depois segue a ordem de check-in.

• A chamada na TV só é habilitada após o check-in.

• Finalizar Atendimento na Sala Médica move o card para Check-out.

• O Check-out exige confirmação explícita quando há pendência financeira e gera recibo em PDF enviado ao paciente por WhatsApp ou e-mail.

• Dois profissionais não atendem ao mesmo tempo na mesma sala.

12.3 Cuidados ao agir (recomendação de segurança)

Confirme com a equipe antes de: fazer check-in (só com o paciente presente), marcar itens do checklist (só quem fez a verificação deve registrá-la, pois o sistema grava o usuário logado), chamar o paciente, pausar a fila e confirmar pagamento no check-out. Um agente não deve marcar o checklist, receber pagamentos ou liberar pacientes em nome da equipe sem instrução explícita de quem está logado. Ao explicar a prioridade, informe que a tag automática considera só a idade. Em treinamentos, use dados fictícios.

12.4 Identificadores técnicos (uso interno)

<!-- Esta subseção é destinada a bases de conhecimento internas e a agentes. Pode ser removida da versão pública do artigo. -->

13. Glossário

• Fluxo da Clínica (Clinic Flow): quadro Kanban que mostra a etapa de cada paciente no dia.

• Kanban: método de gestão visual em colunas, em que cada cartão avança conforme a etapa.

• Check-in: registro da chegada do paciente à recepção.

• Check-out: etapa final, com orientações e acerto financeiro.

• TME (Tempo Médio de Espera): média do tempo entre o check-in e o início do atendimento.

• TMC (Tempo Médio de Consulta): média da duração dos atendimentos.

• TCLE: Termo de Consentimento Livre e Esclarecido.

• Painel de Chamadas: tela de Smart TV que anuncia o paciente e a sala.

• Prioridade legal: atendimento preferencial previsto em lei para determinados grupos.

• PDV: Frente de Caixa, módulo de recebimentos.

• Encaixe: atendimento incluído fora da agenda original.

Conclusão: a operação do dia, à vista de todos

Uma clínica que sabe onde está cada paciente, quanto ele espera e o que falta antes do procedimento atende com mais segurança e com menos ruído. Com o Fluxo da Clínica da Doctte 1.0, recepção, enfermagem e profissionais trabalham sobre o mesmo quadro, com cronômetros, prioridade por idade, checklist, chamada na Smart TV e check-out com recibo.

Próximo passo: acesse app.doctte.com/clinic-flow, simule um dia de atendimento com dados fictícios e siga as 5 lições deste manual.

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