Gestão Financeira e Faturamento TISS na Doctte 1.0

Gestão Financeira e Faturamento TISS na Doctte 1.0: Guia Completo

A Central Financeira da Doctte 1.0 reúne, em um só ambiente, orçamentos , Frente de Caixa / PDV, extrato de transações com repasse médico, conciliação bancária por arquivo OFX ou sincronização, faturamento de convênios no padrão TISS da ANS com gestão de glosas e relatórios executivos com DRE e análise de rentabilidade. Como tudo é integrado ao prontuário, à agenda e ao estoque, cada atendimento gera os lançamentos financeiros correspondentes, sem digitação duplicada.

Ficha técnica

Neste guia

1. 1. O paradoxo financeiro das clínicas

2. 2. Mapa do fluxo do dinheiro

3. 3. Orçamentos

4. 4. Frente de Caixa (PDV)

5. 5. Extrato de transações e repasse médico

6. 6. Conciliação bancária

7. 7. Convênios e faturamento TISS

8. 8. Relatórios executivos

9. 9. Antes de começar

10. 10. Tutorial em 6 lições

11. 11. Resolução de erros comuns

12. 12. Comparativo com outras opções

13. 13. Perguntas frequentes

14. 14. Referência para agentes de IA

15. 15. Glossário

1. O paradoxo financeiro das clínicas

Muitos profissionais de saúde dominam a prática clínica, mas enfrentam um problema silencioso na gestão: a agenda está cheia, e o saldo no banco não reflete o esforço da equipe. A operação financeira de uma clínica é complexa por vários motivos:

• Os pagamentos são fragmentados (parte em Pix, parte em cartão parcelado).

• Orçamentos de procedimentos cirúrgicos ou estéticos ficam "flutuando", sem acompanhamento comercial.

• O caixa físico é fechado no papel e sobram ou faltam valores sem justificativa.

• Operadoras de planos de saúde aplicam glosas (recusas de pagamento) que reduzem o faturamento quando não são contestadas.

• O cálculo de repasse dos médicos parceiros consome dias de planilhas manuais, sujeitas a erro.

A Doctte 1.0 transforma essa rotina em um fluxo integrado e rastreável. Nas próximas seções, cada tela e cada botão são descritos.

2. Mapa do fluxo do dinheiro

O dinheiro percorre seis etapas conectadas: orçamento criado → aprovação do paciente → recebimento no caixa / PDV, com divisão entre Pix, cartão e dinheiro) → extrato de transações → conciliação bancária . Em paralelo, os atendimentos por plano de saúde seguem para a Central de Convênios TISS , onde retenções são contestadas na gestão de glosas. Todos os dados consolidados alimentam os Relatórios e o DRE

3. Orçamentos

Rota: O fechamento de procedimentos de médio e alto valor (cirurgias, implantes, harmonizações, tratamentos dermatológicos) depende de uma proposta comercial clara.

3.1 Estrutura de um orçamento

• Composição de itens: procedimentos individuais, pacotes de sessões e produtos de home care na mesma proposta.

• Validade da proposta: prazo de expiração (por exemplo, 15 dias).

• PDF timbrado e link no WhatsApp: com um clique, a recepção gera o documento com a logomarca da clínica e envia pela Central de Chat.

3.2 Ciclo de vida do orçamento

1. Pendente: proposta entregue ao paciente para análise.

2. Aprovado: o paciente deu o aceite. O sistema gera as contas a receber, reserva os insumos no Estoque e libera o agendamento na Agenda.

3. Recusado ou Vencido: alimenta a Fila de Retenção para tentativa de resgate com condições especiais.

4. Frente de Caixa (PDV)

É a ferramenta diária da recepção para receber pagamentos e controlar o dinheiro em espécie.

4.1 Abertura e fechamento de caixa

• Abertura (suprimento inicial): ao iniciar o dia, a recepção registra o fundo de troco (por exemplo, R$ 150,00).

• Sangria de segurança: retirada do excesso de dinheiro físico para o cofre (por exemplo, R$ 1.000,00).

• Fechamento cego: ao final do expediente, a recepção conta o dinheiro da gaveta e digita o valor. O sistema cruza com os lançamentos e informa se houve sobra, falta ou se o saldo bateu.

5. Extrato de transações e repasse médico

O extrato reúne tudo o que entra e sai da clínica, com categorias:

• Receitas: Procedimentos, Consultas, Venda Direta de Cosméticos e Convênios.

• Despesas: Custos Fixos (aluguel, energia, internet), Fornecedores de Insumos, Manutenção de Aparelhos e Comissões Médicas.

Repasse médico. Configure a regra de comissão de cada profissional (por exemplo, o Dr. André recebe 60% do valor do procedimento após a dedução do custo de materiais). O sistema gera o relatório de repasse com base nessas regras, sem o fechamento manual no fim do mês.

7. Convênios e faturamento TISS

Para clínicas que atendem planos de saúde (por exemplo, Unimed, Bradesco Saúde, Amil e SulAmérica), o faturamento exige rigor de formato e de prazo. A Central de Convênios tem quatro áreas.

1. Convênios: cadastro de cada operadora e de suas condições contratuais (valores negociados de consulta, portes, taxas de sala e materiais).

2. Guias: emissão de Guias de Consulta e de SP/SADT no padrão TISS da ANS, com validação do número da carteirinha, do código de autorização e do Registro ANS da operadora.

3. Faturamento (lotes XML): ao fim do mês, o sistema agrupa as guias aprovadas e gera o arquivo XML TISS, pronto para envio ao portal da operadora.

4. Glosas: quando a operadora recusa o pagamento de um procedimento, o sistema organiza a contestação formal no padrão TISS de Recurso de Glosa, para que o valor não seja esquecido.

8. Relatórios executivos

Rota: /reports. Os relatórios são organizados em cinco módulos de decisão:

Todos os relatórios podem ser exportados em CSV/Excel ou impressos em PDF timbrado, para reuniões de sócios e diretoria.

9. Antes de começar

Para operar o financeiro sem interrupções, confirme: os procedimentos estão cadastrados com valor (Cadastro > Procedimentos); o arquivo OFX do banco está disponível, se for conciliar; cada convênio tem o Registro ANS cadastrado; e cada profissional executor tem CRM e UF no perfil (Configurações > Equipe). Se ainda não configurou a clínica, siga o Guia de Início Rápido da Doctte 1.0.

10. Tutorial prático: dominando o financeiro em 6 lições

Cada lição traz rota, pré-condições, passos numerados e resultado esperado, para servir tanto a pessoas quanto a agentes de IA que operem a plataforma.

Lição 1: abrir o caixa e fazer o fechamento diário

Rota: Financeiro > Caixa / PDV

Pré-condições: nenhuma.

1. Acesse Financeiro > Caixa / PDV.

2. Se o caixa estiver fechado, clique em Abrir Caixa, informe o valor em dinheiro para troco (por exemplo, R$ 200,00) e clique em Confirmar Abertura.

3. Durante o dia, os recebimentos feitos no balcão somam ao painel.

4. Para retirar dinheiro para o cofre, clique em Sangria, informe o valor (por exemplo, R$ 500,00) e o motivo, e confirme.

5. No fim do expediente, clique em Fechar Caixa e digite o valor real contado em notas físicas.

Resultado esperado: o sistema emite o relatório de fechamento do dia, informando se o saldo bateu ou se houve sobra ou falta.

Lição 2: criar e aprovar um orçamento com parcelamento

Rota: Financeiro > Orçamentos

Pré-condições: paciente e procedimentos cadastrados.

1. Acesse Financeiro > Orçamentos e clique em Novo Orçamento.

2. Selecione o paciente e adicione os procedimentos (por exemplo, Cirurgia Dermatológica Ambulatorial, R$ 3.500,00).

3. Na seção de pagamento, selecione Forma: Cartão de Crédito e Parcelas: 6x de R$ 583,33.

4. Clique em Salvar e Gerar Proposta.

5. Quando o paciente der o aceite, clique em Aprovar Orçamento.

Resultado esperado: o orçamento passa a Aprovado, as contas a receber são criadas e os insumos do procedimento são reservados no estoque.

Dica: Até o presente momento desse artigo, a Doctte não conta com integrações bancárias complexas, de forma a não oferecer suporte para gerar faturas diretas na sua conta bancária, se restringindo a mostrar apenas extratos!

Lição 3: conciliar o extrato bancário

Rota: Financeiro > Extrato Bancário

Pré-condições: arquivo OFX do banco ou sincronização via API configurada.

1. Acesse Financeiro > Extrato Bancário e clique em Importar Extrato (suba o arquivo .OFX baixado no internet banking ou use a sincronização automática).

2. Confira a lista de lançamentos bancários exibida.

3. Para cada linha com correspondência idêntica a um recebimento do sistema, clique no botão verde Conciliar.

4. Se houver divergência (Pix com valor diferente ou desconto não registrado), clique em Vincular Manualmente e aponte a transação correta.

Resultado esperado: as linhas conciliadas ficam vinculadas ao lançamento correspondente; as divergências ficam identificadas para análise.

Lição 4: emitir uma guia TISS e gerar o lote XML

Rota: Convênios (/convenios) · Pré-condições: convênio cadastrado com Registro ANS; médico executor com CRM e UF.

1. No menu superior, clique em Convênios e abra a aba Guias.

2. Clique em Nova Guia, selecione a operadora (por exemplo, Bradesco Saúde), o paciente e o médico executor.

3. Insira o número da carteirinha e o código de autorização obtido no portal do plano.

4. Adicione o procedimento e confirme o valor de tabela negociado.

5. Salve a guia como Autorizada.

6. No último dia do mês, abra a aba Faturamento e clique em Gerar Novo Lote.

7. Baixe o arquivo XML do lote e envie-o pelo portal da operadora.

Resultado esperado: o sistema agrupa as guias do mês em um lote no formato oficial XML TISS, pronto para upload.

Lição 5: gerar um recurso de glosa

Rota: Convênios → aba Glosas · Pré-condições: guia glosada pela operadora e prontuário assinado disponível.

Use quando o convênio recusar o pagamento de uma guia (por exemplo, alegando código incorreto).

1. Na aba Glosas, localize a guia glosada.

2. Clique em Contestar / Novo Recurso.

3. Selecione o motivo do recurso (por exemplo, "Justificativa clínica anexada com laudo médico").

4. Anexe o prontuário assinado gerado na Sala Médica.

Resultado esperado: o sistema gera a guia de Recurso de Glosa no padrão TISS, pronta para reenvio e cobrança da operadora.

Lição 6: ler o DRE e os relatórios estratégicos

Rota: Relatórios

Pré-condições: lançamentos financeiros no período.

1. No menu superior, clique em Relatórios.

2. Selecione o período (por exemplo, Últimos 30 dias).

3. No módulo Saúde da Clínica, compare o Faturamento Bruto com o Lucro Líquido Real, já descontados custos de estoque, comissões médicas e despesas fixas.

4. No módulo Análise de Tratamentos, identifique o procedimento de maior margem líquida, candidato a receber mais investimento em marketing.

5. Clique em Exportar Relatório em CSV ou Imprimir Resumo Executivo para arquivamento.

Resultado esperado: relatório do período visível na tela e arquivo exportado ou impresso para arquivo contábil ou reunião de sócios.

11. Resolução de erros comuns

Erro 1: divergência de saldo no fechamento de caixa

Sintoma: o relatório de fechamento aponta falta (por exemplo, R$ 100,00) na gaveta.

Causas comuns: um pagamento em Pix foi registrado por engano como Dinheiro; ou uma sangria (retirada para compras miúdas) foi feita sem registro no botão Sangria.

Como resolver: no Extrato de Transações, filtre os recebimentos do dia por forma de pagamento e compare com notas e comprovantes de Pix. Corrija o meio de pagamento da transação antes de concluir o fechamento.

Erro 2: o portal da operadora rejeita o XML TISS

Sintoma: o portal recusa o upload do lote gerado.

Causas comuns: o Registro ANS da operadora está em branco no cadastro do convênio; ou alguma guia está sem o CRM do médico ou sem a CBO (Classificação Brasileira de Ocupações).

Como resolver: na área Convênios, edite o cadastro do convênio e preencha o Registro ANS de 6 dígitos da operadora.

12. Comparativo: Doctte, ERPs genéricos e sistemas tradicionais

13. Perguntas frequentes

A Doctte substitui o contador?

Não. Ela organiza as informações para o contador: receitas, despesas e conciliações podem ser exportadas em CSV/Excel, formato que costuma ser aceito por sistemas de contabilidade, em vez de enviar documentos avulsos no fim do mês.

Como impedir que a recepção veja o lucro total da clínica?

Com o controle de acesso por perfil (RBAC). A recepção pode ser configurada para acessar apenas Caixa / PDV, sem ver saldo bancário, DRE, folha ou lucro dos sócios. O gestor define as permissões em Configurações > Equipe.

O que acontece se a operadora demorar 60 dias para pagar o lote?

O lote fica com o status Faturado / Aguardando Repasse da Operadora. Na data prevista em contrato, o sistema alerta na Central de Pendências para que o administrativo verifique o depósito e dê baixa no lote.

Como gerar um recurso de glosa?

Na aba Glosas de Convênios, localize a guia glosada, clique em Contestar / Novo Recurso, selecione o motivo e anexe o prontuário assinado. O sistema gera a guia de Recurso de Glosa no padrão TISS para reenvio à operadora.

Como conciliar o extrato bancário?

Em Financeiro > Extrato Bancário, importe o arquivo OFX (ou use a sincronização), clique em Conciliar nas linhas com correspondência e use Vincular Manualmente ou Vincular com Dedução de Taxa nas divergências.

14. Referência para agentes de IA

Esta seção resume o módulo em formato direto para assistentes e agentes que operam ou explicam a Doctte. Os passos detalhados estão nas Lições 1 a 6.

14.1 Mapa de intenções e ações

14.2 Regras de negócio

• Um orçamento Aprovado gera contas a receber e reserva os insumos; Recusado ou Vencido alimenta a fila de Retenção.

• O fechamento de caixa compara o valor contado com os lançamentos e informa sobra, falta ou saldo exato.

• Toda retirada de dinheiro físico deve ser registrada em Sangria; caso contrário, gera divergência no fechamento.

• Uma cobrança pode ser dividida entre Pix, cartão e dinheiro em uma única transação.

• A guia TISS exige número de carteirinha, código de autorização e Registro ANS da operadora; o lote XML exige CRM, UF e CBO do médico executor.

• Glosas são contestadas na aba Glosas, com guia de Recurso de Glosa no padrão TISS.

• Na conciliação de cartão, a diferença entre valor bruto e líquido (taxa da maquininha e antecipação) é lançada em Despesas Bancárias / Taxas de Cartão com Vincular com Dedução de Taxa.

• O repasse médico é calculado pela regra de comissão do profissional, com dedução do custo de materiais quando configurada.

• Se o usuário não vê uma aba ou botão, uma causa possível é o perfil de acesso (RBAC); as permissões ficam em Configurações > Equipe.

14.3 Cuidados ao agir (recomendação de segurança)

As ações abaixo movimentam dinheiro, documentos fiscais ou envios a terceiros. Antes de executá-las em nome de um usuário, confirme os dados com ele: Aprovar Orçamento (só após o aceite do paciente), Fechar Caixa (só com o valor realmente contado), Sangria, Conciliar (só quando valor e origem coincidem; em caso de dúvida, use Vincular Manualmente), Gerar Novo Lote e Contestar / Novo Recurso. Em simulações e treinamentos, use apenas dados fictícios.

15. Glossário rápido

• PDV (Frente de Caixa): módulo que registra recebimentos no atendimento.

• Suprimento: valor em dinheiro colocado no caixa na abertura (fundo de troco).

• Sangria: retirada de dinheiro físico do caixa para o cofre.

• Fechamento cego: contagem do dinheiro sem ver o saldo esperado, para apurar sobra ou falta.

• Conciliação bancária: conferência entre o extrato do banco e os lançamentos do sistema.

• OFX: formato de arquivo de extrato bancário exportado pelo internet banking.

• TISS: padrão de Troca de Informações na Saúde Suplementar, definido pela ANS.

• ANS: Agência Nacional de Saúde Suplementar; o Registro ANS identifica cada operadora.

• Guia SP/SADT: guia de Serviço Profissional / Serviço Auxiliar de Diagnóstico e Terapia.

• Glosa: recusa, total ou parcial, de pagamento de um procedimento por parte da operadora.

• MDR: taxa cobrada pela adquirente sobre vendas no cartão.

• DRE: Demonstração do Resultado do Exercício, que mostra receitas, custos, despesas e resultado.

• Repasse médico: valor devido ao profissional conforme sua regra de comissão.

• CAC, ROAS e LTV: custo de aquisição de paciente, retorno sobre investimento em anúncios e valor gerado por paciente ao longo do relacionamento.

• RBAC: controle de acesso baseado em função; cada perfil vê apenas o que lhe cabe.

Conclusão: medir os números é condição para sustentar o cuidado

A medicina é uma vocação de cuidado, mas um consultório também é uma empresa. Cuidar das finanças é o que sustenta as portas abertas, os equipamentos e a remuneração justa da equipe. Com a Central Financeira, o faturamento TISS e os relatórios executivos da Doctte 1.0, a clínica passa a acompanhar cada etapa do dinheiro, da proposta ao resultado, em um único sistema.

Próximo passo: acesse app.doctte.com/financial e app.doctte.com/convenios e siga as 6 lições deste guia.

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