Agenda Médica Inteligente 2.0

Agenda Médica Inteligente da Doctte 1.0: Guia Completo de Uso

A Agenda Médica da Doctte 1.0 é o módulo de agendamento clínico do ecossistema Doctte. Ela valida cada marcação em tempo real, impedindo choque de salas físicas e de horários entre profissionais, e reúne visão simultânea de vários profissionais, agendamento de pacotes com múltiplas sessões, lista de espera com encaixe em um clique, bloqueio de feriados e recessos, sincronização com o Google Calendar e criação automática de sala de telemedicina criptografada. O módulo fica em app.doctte.com/agenda, no menu superior.

Ficha técnica

Neste guia

1. Por que a agenda define a saúde financeira da clínica

• Anatomia da tela: o que faz cada botão

• Os 6 pilares da agenda inteligente

• Tutorial em 5 lições

• Resolução de erros comuns

• Comparativo com outras ferramentas

• Perguntas frequentes

• Glossário

1. Por que a agenda define a saúde financeira da clínica

• Quem trabalha em recepção ou gestão clínica conhece três cenários que se repetem ao abrir a grade da manhã.

  O primeiro é o buraco fantasma: o paciente das 14h faltou sem avisar (no-show). O profissional fica ocioso, a clínica perde a receita daquele horário e outros pacientes que precisavam de atendimento ficaram sem vaga.

  O segundo é o choque de consultórios: dois profissionais marcam procedimentos para o mesmo horário, ambos acreditando que a "Sala de Procedimentos 01" estará livre. O paciente chega e espera 40 minutos porque a sala está ocupada.

  O terceiro é a fadiga dos pacotes de sessões. Em fisioterapia, dermatologia estética e odontologia, marcar manualmente 10 sessões semanais para um mesmo paciente, em planilhas ou sistemas antigos, consome cerca de 15 minutos de contato e costuma gerar erros de datas e feriados.

  Somadas, as faltas e a ociosidade da grade são uma perda silenciosa de faturamento. A agenda da Doctte 1.0 foi arquitetada para atacar esses três gargalos: as validações rodam por trás de cada marcação, e este guia mostra como operar cada recurso, botão por botão.

  Antes de começar. Para agendar, o profissional precisa estar habilitado com horários em Configurações > Equipe, ter ao menos uma sala cadastrada e ter procedimentos criados em Cadastro. Se ainda não fez isso, siga primeiro o Guia de Início Rápido da Doctte 1.0.

2. Anatomia da tela: o que faz cada botão

Ao acessar /agenda, você entra em uma interface de tela cheia, sem distrações visuais, pensada para a velocidade da recepção.

2.1 Barra de controles superiores

A barra de ferramentas no topo concentra as ações mais frequentes:

• + Novo Agendamento (botão azul): abre o formulário universal de agendamento e permite cadastrar uma consulta em poucos segundos.

• Seletor de modo de visualização: Semanal mostra a semana completa (segunda a sábado) do profissional selecionado; Multi-Profissionais coloca as colunas de todos os médicos da clínica lado a lado no dia de hoje; Mensal oferece a visão macro de ocupação do mês, útil para planejar faturamento.

• Filtro por profissional: lista suspensa que isola a agenda de um profissional ou seleciona "Todos os Profissionais".

• Horários (ícone de Engrenagem): abre o configurador de expediente semanal da clínica, com início, término e intervalo de almoço.

• Bloqueios & Feriados: configura recessos médicos, ausências pontuais e feriados nacionais e municipais.

• Lista de Espera (ícone de prancheta com relógio): gerencia encaixes imediatos.

• Central de Pendências: notificador em tempo real que avisa sobre qualquer inconsistência operacional na grade.

2.2 Painel de métricas do dia

No topo da grade, quatro cartões calculam o rendimento do dia em tempo real. O exemplo abaixo ilustra a leitura:

Dica: Em telas menores esse painel pode ser suspenso liberando espaço de trabalho, basta clicar em "Resumo".

O gestor não precisa esperar o fim do mês para saber se a clínica está produtiva: vê na hora se a agenda está cheia ou se há vagas ociosas para preencher.

3. Os 6 pilares da agenda inteligente

Pilar 1: visão Multi-Profissionais lado a lado

Em clínicas com dois ou mais profissionais, alternar de tela para consultar a agenda de cada um gera erros e atrasa o atendimento telefônico. No modo Multi-Profissionais, a tela se divide em colunas verticais sincronizadas, o que permite ver diferentes especialidades ao mesmo tempo e identificar horários vagos em segundos.

Regra automática: se um profissional atende a cada 30 minutos e outro a cada 50, a grade ajusta os blocos de tempo dinamicamente, sem desalinhar a leitura da equipe.

Pilar 2: motor de múltiplas sessões e pacotes

Especialidades que trabalham com pacotes (fisioterapia com 10 sessões, estética com drenagens sequenciais, odontologia com manutenções periódicas) sofrem para agendar datas futuras manualmente. Na Doctte, você informa o número de sessões (por exemplo, 8) e a frequência semanal (por exemplo, terças e quintas às 15h), e o sistema monta o plano completo de datas com um clique.

Nos bastidores, o motor executa quatro verificações. Primeiro, consulta se o profissional atende naqueles dias da semana. Depois, verifica se alguma data coincide com feriado, férias ou bloqueio. Em seguida, detecta se o horário pretendido já está ocupado por outro paciente. Por fim, se houver conflito em alguma sessão (uma quinta-feira que é feriado, por exemplo), sugere automaticamente o próximo horário vago, sem que a recepção precise caçar datas.

Pilar 3: lista de espera com encaixe imediato

Quando um paciente cancela às 10h uma consulta marcada para as 15h, a recepção tem pouco tempo para preencher a vaga, e em métodos tradicionais o horário se perde. O módulo de Lista de Espera funciona como um radar de vagas.

O fluxo é este: o paciente entra em contato e não encontra vaga na data desejada; a recepção clica em Adicionar à Lista de Espera e anota o período de preferência (manhã ou tarde); quando uma consulta é cancelada ou reagendada, a Doctte cruza as preferências e exibe um alerta como "Vaga aberta às 15h. 2 pacientes na lista de espera desejam este horário"; com um clique, o agendamento é consolidado e uma notificação pode ser enviada ao paciente por WhatsApp.

Pilar 4: bloqueios, recessos e feriados

Profissionais viajam para congressos, tiram férias ou reservam blocos cirúrgicos. Marcar por engano nesses períodos desgasta a relação com o paciente. O gerenciador de bloqueios oferece três recursos:

• Bloqueio total: o profissional estará em congresso por 4 dias, e a grade inteira fica cinza, com o motivo explícito.

• Bloqueio parcial por faixa de horário: o profissional precisa sair às 16h30, então o sistema bloqueia apenas das 16h30 às 18h e mantém a manhã e o início da tarde liberados.

• Feriados nacionais automáticos: um botão na configuração carrega os feriados nacionais do Brasil para os próximos 3 anos, evitando agendamentos acidentais em datas como Carnaval, Tiradentes e Natal.

Pilar 5: telemedicina nativa com sala em alta definição

Em vez de obrigar o profissional a abrir uma plataforma externa de reunião ou colar links de WhatsApp manualmente, a Doctte integra a tecnologia Daily.co. O paciente recebe o link por WhatsApp ou e-mail, sem baixar aplicativo nem criar senha: basta clicar para entrar na sala de espera virtual protegida. O profissional atende na Sala Médica, com a videochamada lado a lado com o prontuário eletrônico e a prescrição digital.

Pilar 6: sincronização com o Google Calendar

O profissional não passa o dia inteiro logado no computador da clínica. Por isso, a Doctte se conecta ao Google Calendar por API oficial. Cada consulta marcada, alterada ou cancelada na recepção aparece no calendário do celular do profissional (iOS ou Android), com as notificações nativas do aplicativo, como o aviso 15 minutos antes de cada atendimento. O sigilo médico é preservado conforme a LGPD: apenas dados essenciais de horário e nome são sincronizados com o calendário pessoal.

4. Tutorial prático: dominando a agenda em 7 lições

Lição 1: configurar os horários de atendimento da clínica

Onde acessar: menu superior → Agenda (/agenda) → botão Horários

Antes de agendar o primeiro paciente, a clínica precisa definir em quais dias e horários funciona.

Na barra superior, clique em Agenda. No topo direito da tela, clique em Horários (ícone de relógio); abre-se a janela "Horários de Funcionamento". Para cada dia da semana (segunda a sábado), ative a chave seletora para deixar o dia verde (aberto), configure o início e o término do expediente (por exemplo, 08:00 e 18:00) e, se a clínica fecha para o almoço, defina o intervalo (por exemplo, 12:00 às 13:30). Clique no botão azul Salvar Horários.

Dica: mantenha desligadas as chaves dos dias em que a clínica não atende. Isso remove essas colunas da visão semanal e deixa a grade dos dias úteis mais ampla e legível.

Lição 2: criar um agendamento completo

Onde acessar: Agenda → + Novo Agendamento (ou clique em um bloco de horário livre na tabela de horários)

Na janela "Novo Agendamento", selecione o Profissional que fará o atendimento e a Sala (consultório físico, por exemplo, Consultório 01). No campo de paciente, digite as primeiras letras do nome: a busca preditiva localiza o cadastro na hora. Se for um paciente novo, clique no botão verde + Novo ao lado para cadastrá-lo sem fechar a janela. Depois, escolha o Procedimento (por exemplo, Consulta Geral ou Aplicação de Toxina Botulínica); o sistema preenche automaticamente a duração e o valor com base nos dados informados de procedimento. Informe a data e o horário de início, mantenha a modalidade Presencial ou marque Consulta Virtual (Telemedicina) e clique em Confirmar Agendamento.

Caso seja uma consulta de retorno ou se o paciente dispõem de convênios selecione.

Lição 3: alterar o status e acompanhar a consulta

Cada agendamento é um card vivo, que muda de cor conforme a jornada do paciente evolui:

Para alterar o status manualmente, clique sobre o card do agendamento na grade e, na barra de ações rápidas, selecione o novo status (por exemplo, de Agendado para Confirmado). O card muda de cor em tempo real para toda a equipe conectada à clínica.

Lição 4: agendar um pacote de múltiplas sessões

Onde acessar: Agenda → formulário de agendamento → Agendamento Recorrente / Pacote de Sessões (ou atalho de Múltiplas Sessões no menu da agenda)

Ao abrir o formulário, marque Agendamento Recorrente / Pacote de Sessões e defina os parâmetros: a quantidade de sessões (por exemplo, 10), os dias da semana (por exemplo, segundas e quartas), o horário fixo (por exemplo, 14:00) e o intervalo mínimo entre sessões (por exemplo, 48 horas). Clique em Gerar Cronograma de Sessões: o sistema lista as 10 datas calculadas, com os respectivos dias da semana. Se alguma data conflitar com feriado ou horário ocupado, um ícone amarelo de alerta aparece, acompanhado da sugestão da data alternativa mais próxima. Confirme em Gravar Todas as Sessões e as 10 consultas ficam distribuídas no calendário.

Lição 5: usar a Lista de Espera para encaixes

Onde acessar: Agenda → ícone da Lista de Espera

No topo da agenda, clique em Lista de Espera e depois em Adicionar à Lista. Informe o nome do paciente, o telefone e o profissional desejado, e selecione o período aceito: Qualquer Horário, Apenas Manhã ou Apenas Tarde. Adicione observações quando útil (por exemplo, "Tem urgência devido a dores lombares") e salve o registro. Sempre que um paciente da agenda convencional cancelar, abra a Lista de Espera e clique em Encaixar na Vaga Aberta: o agendamento é transferido imediatamente para a grade oficial.

Lição 6: bloqueios e escalas

Onde acessar: Agenda → ícone de cadeado e e calendário

No topo da agenda, clique em bloqueio, um modal será aberto, do lado direito mostra a simulação do bloqueio no calendário, no painel a esquerda as ações. clique em qualquer dia do calendário e selecione o tipo de bloqueio e data de termino. Ao clicar em escala, abre-se um painel com duas colunas, a primeira mostra alguns modelos prontos, embaixo é possível modifica-los e no painel a direita mostra a simulação e verde das datas daquele médico.

Lição 7: bloqueios e escalas

Onde acessar: Agenda → ícone de cadeado e e calendário

No topo da agenda há dois botões brilhantes, o online onde aparecerem as consultas marcas de forma online pelo portal de especialistas da Doctte, clicando é possível aceitas ou recusar o agendamento. Ao clicar em pendências abre-se um painel de erros que a agenda de forma inteligente encontrou, e formas de soluções.

5. Resolução de erros comuns

O motor de validação da agenda antecipa falhas humanas e orienta a equipe com mensagens claras. Estes são os quatro casos mais frequentes.

Erro 1: "Profissional não atende neste dia ou horário"

Sintoma: ao tentar agendar uma consulta para um profissional na terça-feira às 15:00, o sistema bloqueia e emite um alerta vermelho.

Causas comuns: o dia da semana está desativado nos Horários Gerais da clínica; o profissional tem um padrão de trabalho individual cadastrado (por exemplo, semanas alternadas ou dias específicos); ou o horário coincide com o intervalo de almoço configurado.

Como resolver: abra Configurações > Equipe e edite o cadastro do profissional. Verifique se a opção "Atuar na Agenda Médica (Ter Horários)" está ativa e, na aba de horários individuais, confirme que a terça-feira tem horários cadastrados.

Erro 2: "Conflito de Sala: Consultório 01 já está ocupado"

Sintoma: o sistema não permite salvar o agendamento do Dr. André, mesmo com a agenda dele livre naquele horário.

Causa: outro profissional (por exemplo, a Dra. Beatriz) já reservou a mesma sala física para o mesmo horário. A validação impede que dois profissionais ocupem o mesmo consultório simultaneamente.

Como resolver: no formulário, altere o campo Sala de Atendimento para outro consultório livre (por exemplo, Consultório 02) ou desloque o horário do atendimento em 30 minutos.

Erro 3: o paciente não recebeu o link da telemedicina

Sintoma: o paciente avisa no WhatsApp que o link da videochamada não chegou.

Causas comuns: o cadastro está sem DDD ou com o celular digitado incorretamente; ou o agendamento foi salvo como Presencial em vez de Consulta Virtual.

Como resolver: clique sobre o agendamento na grade e confirme se o ícone de câmera de vídeo está presente. Depois, clique em Ver Link da Telemedicina, copie o link protegido gerado e reenvie ao WhatsApp do paciente. Se o número estiver errado, corrija o cadastro em Cadastro > Pacientes.

Erro 4: Central de Pendências com avisos e contador

Sintoma: o ícone de alerta no topo da agenda exibe um número (por exemplo, 3 pendências).

Causa: solicitações de agendamento feitas pelo portal online da clínica (Online Booking) aguardando aprovação da recepção, ou agendamentos com dados incompletos.

Como resolver: clique em Central de Pendências, filtre por Pendentes e revise cada solicitação, escolhendo Aprovar ou Rejeitar com Motivo. Ao aprovar, o horário é consolidado na grade na mesma hora.

6. Comparativo: Doctte 1.0 e outras ferramentas de agenda

A tabela compara a agenda da Doctte com duas alternativas comuns: agendas genéricas ou planilhas, e sistemas tradicionais de prontuário.

7. Perguntas frequentes

Como a agenda da Doctte ajuda a combater o no-show?

Atua em duas frentes integradas. A Fila de Confirmação conecta as consultas do dia ao módulo de lembretes e confirmações por WhatsApp, e o paciente confirma ou pede reagendamento com antecedência; a régua de confirmação pode reduzir as faltas em até 40%, conforme a rotina da clínica. A Lista de Espera Inteligente preenche rapidamente a vaga aberta por um cancelamento com pacientes que aguardavam disponibilidade.

Posso sincronizar a agenda da Doctte com o calendário do iPhone ou do Android?

Sim. A Doctte tem integração com o Google Calendar. Os agendamentos salvos pela recepção aparecem em tempo real no aplicativo de calendário do celular do profissional, com apenas horário e nome, em respeito à LGPD.

A Doctte suporta profissionais que atendem em semanas alternadas?

Sim. No configurador de padrão de trabalho, o administrador define profissionais que atendem apenas em semanas pares, semanas ímpares ou em dias específicos do mês (por exemplo, toda 1ª e 3ª segunda-feira). O sistema respeita essa regra ao gerar os horários livres.

Como bloquear a agenda de um profissional que vai tirar férias?

Clique em Bloqueios & Feriados, no topo da agenda, selecione o profissional, defina o intervalo de datas (por exemplo, de 10 a 25 de julho), escolha o motivo Férias e salve. A grade fica bloqueada para agendamentos naquele período.

Como agendar 10 sessões de fisioterapia de uma só vez?

Marque Agendamento Recorrente / Pacote de Sessões no formulário, informe a quantidade de sessões, os dias da semana, o horário fixo e o intervalo mínimo, clique em Gerar Cronograma de Sessões e confirme em Gravar Todas as Sessões. Conflitos com feriados ou horários ocupados recebem sugestão de data alternativa.

A Doctte impede que dois profissionais usem a mesma sala no mesmo horário?

Sim. Se outro profissional já reservou o consultório naquele horário, o sistema bloqueia o agendamento e exibe o aviso de conflito de sala. Basta escolher outra sala livre ou mudar o horário.

O paciente precisa instalar aplicativo para a teleconsulta agendada?

Não. O paciente recebe o link por WhatsApp ou e-mail e entra na sala virtual protegida com um clique, sem baixar aplicativo nem criar senha.

8. Glossário rápido

• No-show: falta do paciente sem aviso prévio.

• Buraco na grade: horário vago que poderia ter sido ocupado, geralmente por falta ou cancelamento tardio.

• Choque de sala: dois agendamentos no mesmo consultório físico e horário.

• Pacote de sessões: conjunto de atendimentos recorrentes de um mesmo paciente (por exemplo, 10 sessões de fisioterapia).

• Lista de espera: cadastro de pacientes sem vaga na data desejada, para encaixe quando surgir um cancelamento.

• Fluxo do Dia: quadro Kanban que acompanha o paciente da chegada à recepção até o check-out.

• PDV (Frente de Caixa): módulo que registra os recebimentos no atendimento.

• Online Booking: solicitação de agendamento feita pelo paciente no portal da clínica, sujeita à aprovação da recepção.

Conclusão: eficiência na grade é rentabilidade no caixa

A agenda não é apenas um calendário eletrônico: é o centro financeiro e operacional da clínica. Uma grade sem choques de horário e protegida contra faltas separa o consultório que opera no prejuízo da clínica organizada e lucrativa. Com a Agenda Médica da Doctte 1.0, a equipe ganha velocidade, os profissionais ganham pontualidade e os pacientes têm um atendimento sem esperas desnecessárias.

Próximo passo: acesse app.doctte.com/agenda, configure sua grade de atendimento e teste o fluxo completo, do agendamento ao check-out.