Guia de Início Rápido da Doctte 1.0

Guia de Início Rápido da Doctte 1.0: Ative sua Clínica em 8 Etapas

A Doctte 1.0 é um sistema de gestão 100% brasileiro para clínicas, consultórios e policlínicas que reúne, em uma única assinatura em nuvem, CRM de atração e fidelização, Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) com assistente de IA, controle de fluxo em Kanban, Frente de Caixa (PDV) e telemedicina nativa. A ativação completa, do cadastro em doctte.com até o primeiro atendimento com IA, leva cerca de 15 minutos e segue 8 etapas, descritas neste guia.

Ficha técnica

Neste guia

1. O que é a Doctte 1.0 e para quem ela foi desenhada

2. Mapa da plataforma: função de cada módulo e rota de acesso

3. Comparativo com sistemas tradicionais

4. Antes de começar: o que separar

5. Ativação em 8 etapas (com Fase 0 de conta e termos)

6. Checklist de conclusão

7. Perguntas frequentes

8. Glossário

1. O que é a Doctte 1.0 e para quem ela foi desenhada

Durante décadas, o mercado brasileiro de software médico funcionou de forma fragmentada. Para gerenciar uma clínica, o gestor precisava contratar um sistema de prontuário, uma plataforma externa de disparos de WhatsApp, uma planilha para caixa e comissões, um aplicativo avulso de telemedicina e, muitas vezes, uma ferramenta de CRM que a equipe clínica não conseguia operar. O resultado é conhecido: dados duplicados, ferramentas que não conversam entre si e um profissional digitando diante do computador enquanto o paciente espera.

A Doctte 1.0 foi projetada para consolidar essa jornada em um único ambiente. O paciente é acompanhado da primeira mensagem de captação até a alta clínica e o retorno recorrente, sem troca de sistema. A proposta não é robotizar o atendimento, e sim absorver a carga burocrática para devolver ao profissional o tempo de olhar o paciente nos olhos.

"A DOCTTE não serve para criar telas frias ou robotizar atendimentos, mas sim para assumir 100% da carga burocrática, devolvendo ao profissional de saúde o tempo para olhar nos olhos do seu paciente com empatia e segurança."

— Lucas da Conceição, Doctte

Limite de uso. A plataforma foi desenvolvida exclusivamente para ambientes ambulatoriais (consultórios médicos, odontológicos e terapêuticos). Não é homologada para suporte intensivo à vida em UTIs nem para centros cirúrgicos de alta complexidade.

2. Mapa da plataforma: para que serve cada módulo

Conhecer a função de cada módulo antes do tutorial prático permite que você e sua equipe ganhem fluência operacional desde o primeiro dia. A navegação principal reúne sete áreas.

2.1 Painel Geral (Dashboard Executivo)

É a torre de controle da clínica, com visão instantânea da saúde operacional e financeira do dia, da semana e do mês. Reúne o volume de consultas agendadas, realizadas e canceladas em tempo real; o faturamento bruto diário, o ticket médio por atendimento e as formas de pagamento mais usadas; gráficos de conversão de orçamentos e de taxa de comparecimento; e atalhos para chamar o próximo paciente ou abrir um novo agendamento.

Diferencial técnico: em sistemas legados, o médico costuma exportar relatórios pesados em Excel para entender quanto faturou. Na Doctte, os indicadores são calculados ao vivo pelo motor Smart Pick, sem lentidão.

2.2 Agenda Inteligente

Gerencia horários, bloqueios de grade e marcação de consultas presenciais ou por telemedicina para vários profissionais simultaneamente. A grade semanal ou diária é configurável por profissional e por consultório, com bloqueios de intervalo (almoço, reuniões científicas, férias), criação rápida de agendamentos com busca preditiva de pacientes e procedimentos, e indicadores visuais de status: Agendado, Confirmado, Em Espera, Finalizado e Falta.

Diferencial técnico: a agenda impede choque de horários entre salas físicas e profissionais, avisa quando o paciente tem débitos pendentes e gera automaticamente o link de telemedicina quando a consulta virtual é ativada.

2.3 Cadastro: pacientes e catálogo de procedimentos

É a base de informações da clínica. Na aba Pacientes ficam as fichas completas (documentos, foto, convênio, telefones e histórico consolidado de atendimentos). Na aba Procedimentos fica o catálogo de consultas, exames, pacotes e tratamentos estéticos ou cirúrgicos, com valor em reais, duração e regras de retorno.

Diferencial técnico: é possível vincular produtos de consumo a cada procedimento, com baixa automática de estoque, e importar rapidamente bases de sistemas anteriores.

2.4 Fluxo do Dia (Kanban de recepção)

Acompanha visualmente a jornada do paciente na clínica no dia corrente, da chegada à recepção até a saída com o pagamento concluído. O quadro tem quatro colunas: Agendados (previstos que ainda não chegaram), Recepção / Em Espera (com check-in feito, aguardando o médico), Em Atendimento (dentro do consultório) e Check-out (liberados pelo médico para orientações finais e fechamento).

Diferencial técnico: o check-in é feito arrastando o card do paciente (drag-and-drop). Ao soltar o card, o sistema abre a Frente de Caixa (PDV) com o orçamento pronto para recebimento por Pix, cartão ou dinheiro.

2.5 Sala Médica e Prontuário Multidisciplinar com IA

É o ambiente clínico em que o profissional atende, consulta o histórico, emite receitas timbradas e usa inteligência artificial. O botão Chamar Próximo dispara a chamada na tela e emite alerta no Painel de Smart TV da sala de espera. O LiveScribe & Copilot IA faz escuta clínica ativa, mede a completude da anamnese (0 a 100%) e estrutura o registro no padrão SOAP (Subjetivo, Objetivo, Avaliação, Plano). A Prescrição Inteligente com IA sugere condutas e gera receituário timbrado com a logomarca da clínica.

Há módulos especializados: Odontograma 3D (odontologia), Escalas de Beck e Escriba de Sessão (psicologia), controle de sessões e mobilidade (fisioterapia) e planos alimentares (nutrição). O botão Personalizar oculta as abas irrelevantes e deixa a tela sob medida para cada especialidade.

Diferencial técnico: a IA não é um chatbot solto na tela. Ela analisa os dados clínicos do próprio prontuário, aponta contraindicações alérgicas e preenche laudos automaticamente. A economia de tempo de digitação pode chegar a 75%, variando conforme a rotina de cada profissional. A IA atua como assistente de produtividade, sempre sob a soberania do profissional de saúde.

2.6 Marketing e Central de Retenção

É o motor de crescimento e de combate ao desperdício financeiro. A Fila de Confirmação lista as consultas futuras e dispara mensagens para confirmar presença, o que pode reduzir faltas em até 40%. A Fila de Retenção Ativa identifica pacientes que concluíram tratamentos e precisam de retorno preventivo (check-up anual, retorno pós-operatório, nova sessão de tratamento estético). Já as Campanhas e Cupons com IA criam ofertas personalizadas para reativar pacientes inativos.

Diferencial técnico: em vez de guardar fichas paradas, a Doctte transforma a base de pacientes em um canal ativo de faturamento previsível e de relacionamento.

2.7 Configurações e gestão de acessos

Concentra os dados cadastrais da clínica, a gestão da equipe com permissões por função (RBAC) e a criação das salas de atendimento. Recepcionistas, administradores e profissionais de saúde recebem perfis de acesso restritos. Um recepcionista, por exemplo, não visualiza anotações sigilosas do prontuário, em linha com a LGPD.

3. Doctte 1.0 e sistemas tradicionais: comparativo

A tabela compara a Doctte com duas categorias comuns no mercado: sistemas legados de prontuário e plataformas de agendamento online.

4. Antes de começar: o que separar

Para concluir as 8 etapas sem interrupções, tenha à mão: nome completo, e-mail corporativo e uma senha de segurança; a razão social da clínica e, se desejar, o arquivo da logomarca (ele será aplicado às receitas e pedidos de exame); o nome do espaço físico de atendimento (por exemplo, Consultório 01); e os dados do primeiro serviço que você oferece (nome, duração, valor e regra de retorno). Para a simulação, use dados fictícios de paciente.

5. Ativação da Doctte em 8 etapas

O caminho completo segue esta sequência: Fase 0 (conta e validação legal) → Etapa 1 (perfil e salas) → Etapa 2 (cadastros) → Etapa 3 (agenda) → Etapa 4 (confirmação) → Etapa 5 (Fluxo do Dia e PDV) → Etapa 6 (Sala Médica com IA) → Etapa 7 (telemedicina) → Etapa 8 (retenção e dashboard).

Fase 0: criação da conta e validação legal

O acesso inicial exige credenciamento formal, para garantir segurança jurídica e cumprimento das diretrizes de saúde. Acesse o portal institucional doctte.com, clique em Começar Grátis e selecione o Doctte Pro, plano que libera todas as ferramentas de IA, telemedicina e CRM sem limitações. Cadastre nome completo, e-mail corporativo e senha; em seguida, entre no software em app.doctte.com com essas credenciais.

Ao fazer login, uma tela modal de conformidade (TermsGuard) exige a assinatura digital dos Termos de Uso. Leia e confirme ciência de quatro pontos: a conformidade ética com o seu conselho de classe (CRM, CRO, CRP, CREFITO, entre outros); a atuação da inteligência artificial como assistente de produtividade, sob soberania do profissional; a restrição expressa de que a Doctte é voltada a consultórios e clínicas ambulatoriais, sendo proibido o uso em UTIs e emergências cirúrgicas de alto risco; e o aceite da Central Legal Doctte e da política de LGPD. Conclua clicando em Aceitar Termos e Acessar Plataforma.

Modal de Boas-Vindas e Agente Interativo. Assim que os termos são assinados, o Modal de Boas-Vindas apresenta o Agente Virtual de Onboarding, que resume as 8 etapas do Tutorial Básico. Um Spotlight visual ilumina na tela o botão exato de cada ação. Clique em Iniciar Jornada para começar.

Etapa 1: perfil profissional, habilitação na agenda e consultórios físicos

Onde acessar: Menu do Usuário (canto superior direito) → Configurações (/settings)

O sistema precisa saber que o seu usuário é um profissional atendente, com horários de consulta, e vincular a sua atuação a um consultório físico da clínica. Sem essa configuração, a agenda não permite marcar consultas para você.

Clique na sua foto ou nome, no canto superior direito, e selecione Configurações. Na aba interna Equipe, localize o card com o seu nome e clique no ícone de lápis (Editar). Marque a opção "Atuar na Agenda Médica (Ter Horários)", selecione a sua especialidade e o seu registro profissional, depois clique em Salvar Alterações. Depois, abra a aba Salas, clique em Nova Sala, dê um nome ao espaço (por exemplo, Consultório 01) e salve. Por fim, na aba Clínica, confira a razão social e clique em Salvar Configurações.

Dica: na aba Clínica você pode anexar a logomarca e outras informações sobre seu estabelecimento. Elas serão inserida automaticamente no topo de todas as prescrições, receitas e pedidos de exame gerados na Sala Médica.

Etapa 2: cadastros essenciais (primeiro paciente e primeiro procedimento)

Onde acessar: Menu Superior → Cadastro (/database)

Sem um paciente e um serviço cadastrados, a recepção não consegue criar agendamentos nem emitir cobranças no caixa.

No menu superior, clique em Cadastro. Na aba Pacientes, clique em Novo Paciente, preencha um nome de teste (por exemplo, Paciente Teste Doctte) e o telefone de WhatsApp, e clique em Salvar Paciente. Em seguida, abra a aba Procedimentos e clique em Novo Procedimento. Configure um serviço padrão seguindo a ordem do modal — Estratégico & Geral: nome (por exemplo, Consulta de Avaliação); Operacional & Equipe: duração (por exemplo, 30 minutos), valor (por exemplo, R$ 250,00); Agendamento: a regra de retorno, marcando se o procedimento dá direito a retorno gratuito em até 15 ou 30 dias e follow up (contato pós procedimento) e os profissionais habilitados.

Clique em Salvar Procedimento.

Dica: Você pode deixar os campos de retorno, follow up e marketing em branco ou Zero, assim o sistema não irá computar essas funções na aba de retenção

Etapa 3: parametrização da Agenda Inteligente

Onde acessar: Menu Superior → Agenda (/agenda) · Tempo estimado: 2 minutos

Esta etapa define a sua disponibilidade semanal de atendimento e cria a primeira consulta, para simular o fluxo operacional.

Acesse o menu Agenda e, no topo da tela, clique no botão Horários (ícone de engrenagem). Confirme que o dia de hoje está ativo (em verde) e que seus horários de trabalho estão definidos; depois clique em Salvar Horários. Clique então em Novo Agendamento, selecione você como profissional, escolha o Paciente Teste Doctte e o procedimento criado (Consulta de Avaliação). Escolha a data de hoje e um horário livre, e clique em Confirmar Agendamento.

Por que agendar para hoje? O fluxo de recepção da Doctte opera em tempo real. Ao agendar para hoje, o paciente fica imediatamente visível para as etapas de recepção, chamada de painel e Sala Médica.

Etapa 4: Fila de Confirmação Ativa (combate ao no-show)

Onde acessar: Menu Superior → Marketing → Retenção, aba Confirmar

O no-show, ou seja, o paciente que falta sem avisar, pode comprometer parcela relevante do faturamento; estima-se uma média de 20% em clínicas em geral. A Fila de Confirmação permite monitorar e confirmar a presença antes do horário da consulta.

No menu superior, abra Marketing → Retenção e entre na aba Confirmar. Localize o agendamento de hoje e clique sobre o paciente. Nessa aba você terá a opção de entrar em contato com paciente por meio do WhatsApp nativo da Doctte, WhatsApp Web ou Ligar. No painel direito (2) , Retorno do paciente, altere o status para Confirmado. O card na agenda passa a exibir imediatamente uma tag verde de presença confirmada.

Etapa 5: Fluxo do Dia, recepção e pré-pagamento no PDV

Onde acessar: Menu Superior → Fluxo do Dia (/clinic-flow) · Tempo estimado: 2 minutos

Esta etapa organiza a recepção física, elimina prontuários de papel perdidos no balcão e garante que o procedimento seja recebido antes da entrada no consultório.

Clique no atalho Fluxo do Dia e localize o card do paciente na coluna Agendados. Clique e arraste o card até a coluna Recepção / Em Espera. A janela de Check-in e Pagamento abre automaticamente, com o orçamento pronto. Clique no botão azul Receber, depois em Aprovar, escolha a forma de pagamento (Pix, cartão ou dinheiro) e confirme. O valor entra instantaneamente no caixa diário e o paciente fica sinalizado como pronto para o atendimento médico.

Dica: Caso o paciente não apareça, revise a data marcada, o fluxo do dia sempre mostrará por padrão a data de hoje

Etapa 6: Sala Médica com Copilot IA e prontuário multidisciplinar

Onde acessar: Menu Superior → Sala Médica (/medical-room) · Tempo estimado: 3 minutos

É o ponto central da experiência clínica: o profissional atende, conta com a IA para transcrever a conversa, estruturar hipóteses e gerar receitas timbradas sem esforço manual.

Clique em Sala Médica na barra superior, essa etapa é exclusiva do profissional de saúde; o paciente em espera aparece no topo da fila. Clique no botão verde Chamar Próximo, que atualiza o status e aciona o painel da Smart TV da sala de espera.

Na aba Anamnese, registre o relato clínico no campo de queixa principal. Na aba Avaliação Clínica e CID, clique em Analisar Prontuário e observe as hipóteses diagnósticas (CID-10/11) . Clique em Selecionar e Revisar, analise o painel que surgiu, confirme que revisou clinicamente o diagnostico, sem isso não é possível confirmar e registar a CID.

Dica: Maximize os detalhes na anamnese para melhores resultados nas abas de avaliação clínica, pois será a base de dados da IA.

Na aba Prescrições, clique em Sugerir IA para formular condutas medicamentosas e em Imprimir para visualizar a receita timbrada. Você também pode fazer o mesmo para prescrever exames.

Cada especialidade tem adaptações próprias. Na odontologia, use o Odontograma interativo e crie planos por dente e face. Na psicologia, use anotações de sessão sigilosas e escalas psicométricas como a de Beck. Na fisioterapia, controle pacotes de sessões e testes de mobilidade funcional. Na nutrição, calcule métricas corporais e monte planos alimentares.

Para manter visíveis apenas as abas da sua especialidade, clique em Personalizar na barra lateral do prontuário e depois em Salvar Preferências. Ao concluir a simulação, clique em Encerrar Consulta, no canto superior direito.

Etapa 7: telemedicina integrada em nuvem

Onde acessar: Cadastro → Procedimentos, Agenda e Sala Médica

A telemedicina nativa permite atender pacientes em qualquer lugar do Brasil por vídeo em HD criptografado, sem depender de links externos de WhatsApp ou de contas em plataformas de videoconferência.

Em Cadastro → Procedimentos, edite, clicando no lápis, o procedimento cadastrado de teste, em Agendamento, ative "Aceita Consulta Virtual (Telemedicina)"; salve. Na Agenda, crie um agendamento marcando a opção Consulta Virtual; o sistema gera automaticamente uma sala de vídeo exclusiva. No Fluxo do Dia, faça o check-in do atendimento virtual. Na Sala Médica, clique em Chamar Próximo: a videoconferência abre diretamente no navegador, lado a lado com o prontuário eletrônico do paciente. Ao término, clique em Encerrar Consulta.

Vantagem para o paciente: o link da consulta chega por WhatsApp. Não é preciso baixar aplicativos nem criar senhas: um clique leva à sala virtual segura, em conformidade com o CFM.

Etapa 8: gestão, retenção contínua e Dashboard Executivo

Onde acessar: Fluxo do Dia, Marketing → Retenção, Relatórios e Painel

A etapa final fecha o ciclo de atendimento, alimenta a esteira de pós-consulta e permite acompanhar o faturamento real da clínica.

No Fluxo do Dia, localize os pacientes na coluna Check-out (última), clique para registrar as orientações de saída e salve. Em Marketing → Retenção→Todos, veja como a Doctte organiza os pacientes por tempo de ausência, para envio de mensagens de retorno preventivo e campanhas de reativação. Por fim, abra o Painel Geral e a aba Relatórios para acompanhar faturamento bruto, ticket médio e procedimentos mais rentáveis do dia.

6. Checklist de conclusão

Use esta lista para confirmar que a clínica está pronta para a operação real:

1. - Usuário médico habilitado, com horários, na aba Equipe

   1. - Consultório físico criado na aba Salas

   2. - Logomarca anexada na aba Clínica, para receituários timbrados

   3. - Ao menos 3 procedimentos cadastrados, com valores e durações reais

   4. - Horários semanais de atendimento configurados e salvos na Agenda

   5. - Recepção treinada no Kanban de atendimento

   6. - Abas do prontuário personalizadas para a sua especialidade na Sala Médica

7. Perguntas frequentes

Quanto tempo leva para ativar a Doctte 1.0?

Cerca de 15 minutos. Com o Onboarding Guiado, as 8 etapas do Tutorial Básico levam o consultório da criação da conta ao primeiro atendimento com IA, sem consultoria presencial.

A Doctte pode ser usada em UTI ou centro cirúrgico?

Não. A plataforma é voltada a consultórios e clínicas ambulatoriais e não é homologada para suporte intensivo à vida em UTIs nem para centros cirúrgicos de alta complexidade. Essa restrição é confirmada no aceite dos Termos de Uso, no primeiro acesso.

Como a Doctte ajuda a aumentar o faturamento da clínica?

Atua em três frentes. A primeira é a redução de faltas: a régua de confirmação via WhatsApp pode diminuir o no-show em até 40%, conforme a rotina da clínica. A segunda é a retenção ativa com IA, que avisa quando o paciente deve retornar (profilaxia, botox, retorno de rotina, novas sessões) e gera receita recorrente da base existente. A terceira é a conversão de orçamentos, enviados ou impressos em formato digital com opções de parcelamento no ato do atendimento.

Os dados de saúde da clínica estão seguros?

A Doctte usa infraestrutura em nuvem com criptografia AES-256 e TLS, backups diários automáticos e conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e com as diretrizes do Conselho Federal de Medicina (CFM). Perfis de acesso restringem o que cada usuário vê, inclusive as anotações sigilosas do prontuário.

Como funciona a receita médica com assinatura digital?

As prescrições geradas na Sala Médica podem ser assinadas digitalmente com certificado padrão ICP-Brasil e geram um QR Code de validação, aceito em farmácias físicas e online do Brasil.

A telemedicina da Doctte exige aplicativo para o paciente?

Não. O paciente recebe o link por WhatsApp e ingressa na sala virtual com um clique, sem baixar aplicativos nem criar senhas. O médico conduz a videoconsulta no navegador, ao lado do prontuário eletrônico.