Prospecção de Leads

CRM Comercial e Funil de Prospecção de Leads na Doctte 1.0

O módulo de Prospecção da Doctte 1.0 (/prospecting) é o CRM comercial da clínica. Ele guarda os leads (contatos que ainda não são pacientes) em um funil Kanban com cinco estágios (Frio, Morno, Quente, Qualificado e Ganho/Perdido), soma o valor em negociação e a receita conquistada, registra o histórico de interações de cada contato, sinaliza leads estagnados e converte o lead em paciente cadastrado com um clique, sem redigitar dados. A separação entre lead e paciente mantém a base clínica limpa e as métricas comerciais confiáveis.

Cada recurso em uma frase

Ficha técnica

Como usar este manual (pessoas e agentes de IA)

O manual segue o caminho do lead: conceito, funil, métricas, histórico, alerta de estagnação, conversão e tutorial. Cada lição informa rota, pré-condições, passos e resultado esperado. Nomes em negrito são rótulos exatos de botões, colunas e campos. Os nomes, valores e mensagens de exemplo são fictícios.

Neste guia

1. 1. Por que separar leads de pacientes

2. 2. O pipeline comercial

3. 3. Métricas financeiras do funil

4. 4. Histórico de interações

5. 5. Alerta de leads estagnados

6. 6. Conversão em paciente com 1 clique

7. 7. Conformidade e boas práticas

8. 8. Antes de começar

9. 9. Tutorial em 5 lições

10. 10. Resolução de erros comuns

11. 11. Comparativo com outras opções

12. 12. Perguntas frequentes

13. 13. Referência para agentes de IA

14. 14. Glossário

1. Por que separar leads de pacientes

Clínicas que investem em Meta Ads (Instagram e Facebook), Google Ads ou parcerias raramente têm problema para captar contatos: o gargalo costuma estar no follow-up comercial. Dezenas de pessoas clicam no anúncio e perguntam "qual o valor?", mas a conversa se perde no WhatsApp pessoal da recepção, sem histórico e sem acompanhamento.

Cadastrar todo contato do Instagram como "paciente" traz outro problema: polui a base com números inexistentes, gera métricas falsas de retenção e distorce os relatórios clínicos. Por isso a Doctte mantém os dois conceitos separados:

O fluxo completo é: origem do lead (Meta Ads, Google, indicação, Direct) → Módulo de Prospecção (funil e follow-up) → o lead vira Perdido, com o motivo registrado, ou Ganho → Converter em Paciente → base oficial de pacientes, com prontuário e agendamento.

2. O pipeline comercial

O quadro tem cinco colunas de evolução:

Os cards são movidos arrastando-os entre as colunas.

3. Métricas financeiras do funil

No topo da tela, dois cartões mostram o resultado comercial:

• Valor em aberto no pipeline: soma o valor estimado de todas as oportunidades em andamento (Frio, Morno, Quente e Qualificado). Mostra quanto dinheiro está "na mesa" aguardando fechamento.

• Receita conquistada: soma, em reais, os leads marcados como Ganho no período selecionado. Permite acompanhar a receita por origem; o retorno sobre o investimento em anúncios (ROI) depende também do quanto foi investido, que precisa ser considerado à parte.

Exemplo (valores fictícios): quatro oportunidades em andamento, com R$ 2.000 em Frio, R$ 3.500 em Morno, R$ 1.800 em Quente e R$ 4.200 em Qualificado, somam R$ 11.500 de pipeline em aberto. Se, no período, dois leads foram ganhos (R$ 3.000 e R$ 2.000), a receita conquistada é de R$ 5.000.

4. Histórico de interações

Ao clicar em um lead, a barra lateral mostra a linha do tempo dos contatos e o formulário para registrar novas interações.

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O registro mostra quem fez o contato e quando, o que evita que o histórico dependa da memória de uma pessoa.<!-- CONFIRMAR: o texto original cita "e-mail" no alerta de estagnação, mas e-mail não é um tipo de interação listado. Existe o tipo e-mail? -->

5. Alerta de leads estagnados

Um dos maiores vazamentos de receita é o contato que parou de responder e foi esquecido. O sistema calcula continuamente, para cada lead, quantos dias se passaram desde a última interação registrada. Se passar de 7 dias sem nenhuma interação (ligação, WhatsApp ou outro registro), o card recebe um alerta amarelo com ícone de relógio e borda pulsante.

Exemplo de alerta: "Lead estagnado: última interação há 9 dias, por Secretária Juliana. Recomendação: disparar mensagem de reengajamento por WhatsApp ou arquivar como Perdido."

Como agir: tente uma mensagem de reengajamento e registre a interação (o que zera a contagem) ou marque o lead como Perdido, informando o motivo. O alerta impede que leads fiquem abandonados no funil.

6. Conversão em paciente com 1 clique

Quando o lead aceita a proposta ou agenda a consulta, a recepção não precisa abrir o cadastro e redigitar nome, telefone, e-mail e preferências. Basta clicar em Converter em Paciente.

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O que acontece:

1. O status do lead passa automaticamente para Ganho.

2. Um novo paciente é criado na base, com os dados demográficos já coletados.

3. As notas comerciais e o procedimento de interesse são adicionados como observação inicial no histórico do paciente.

4. Uma notificação confirma: "Lead convertido em paciente com sucesso!".

5. A tela oferece um atalho para abrir a Agenda Médica e marcar a consulta.

Atenção às notas comerciais: como parte delas pode chegar ao histórico do paciente, registre apenas o necessário e em linguagem objetiva, evitando dados de saúde além do procedimento de interesse e juízos sobre a situação financeira da pessoa.

O Chat com WhatsApp também tem o botão Cadastrar como Paciente para números desconhecidos, que cria o paciente direto.

7. Conformidade e boas práticas

• LGPD: tenha uma base legal para contatar o lead, colete só os dados necessários e respeite pedidos de descadastro. Para leads vindos de formulários de anúncios, mantenha o registro do consentimento.

• WhatsApp: mensagens iniciadas pela empresa pela API oficial exigem consentimento prévio (opt-in) e templates aprovados. O ícone de WhatsApp do card abre a conversa no aplicativo da recepção e não registra a conversa automaticamente: lembre-se de registrar a interação.

• Publicidade médica: os anúncios que geram leads seguem as normas do conselho de cada profissão (para médicos, a Resolução CFM 2.336/2023).

• Controle de acesso: valores negociados e notas comerciais são informações sensíveis para o negócio; o RBAC define quem acessa o módulo.

8. Antes de começar

Confirme: os procedimentos que os leads costumam procurar estão cadastrados em Cadastro > Procedimentos, para vincular o interesse; a equipe comercial está cadastrada em Configurações > Equipe, com o papel adequado; e a clínica definiu quem será o responsável comercial de cada lead. Se a clínica ainda não foi configurada, siga o Guia de Início Rápido da Doctte 1.0.

9. Tutorial prático: cadastrar e conduzir uma oportunidade em 5 lições

Cada lição informa objetivo, rota, pré-condições, passos e resultado esperado.

Lição 1: cadastrar um novo lead

Objetivo: registrar a oportunidade no funil. Rota: menu Prospecção (/prospecting). Pré-condições: procedimentos cadastrados.

1. Acesse Prospecção.

2. Clique em + Novo Lead.

3. Preencha Nome Completo e Telefone/WhatsApp (o DDD é formatado automaticamente).

4. Em Origem do Lead, selecione Instagram Ads, Google Ads, Indicação de Paciente ou Passante.

5. Em Procedimento de Interesse, vincule o procedimento cadastrado (por exemplo, Harmonização Facial, Cirurgia Refrativa ou Implante Dentário).

6. Em Valor Estimado (R$), informe o ticket médio previsto.

7. Em Responsável Comercial, defina quem cuidará do atendimento.

8. Salve.

Resultado esperado: o card aparece na coluna Frio.

Lição 2: fazer o primeiro contato e qualificar

Objetivo: iniciar a conversa e classificar o interesse. Rota: card do lead. Pré-condições: lead cadastrado.

1. Clique no ícone de WhatsApp do card: a conversa abre com o número já formatado.

2. Converse com o interessado.

3. Arraste o card para Morno ou Quente, conforme a resposta.

4. Registre o resumo da conversa no histórico de interações (Lição 3).

Resultado esperado: o card está no estágio que reflete o interesse atual, com a conversa registrada.

Lição 3: registrar uma interação

Objetivo: manter o histórico completo do lead. Rota: barra lateral do lead. Pré-condições: lead selecionado.

1. Clique no lead para abrir a barra lateral de detalhes.

2. No formulário de interações, escolha o tipo (chamada fria, ligação de acompanhamento, WhatsApp, reunião ou redes sociais).

3. Escreva o resumo do contato.

4. Se for uma reunião ou consulta de avaliação, informe o desfecho: Concluída com Sucesso, Não Compareceu ou Remarcada.

5. Salve.

Resultado esperado: a interação aparece na linha do tempo, com responsável e data, e a contagem de dias sem contato é reiniciada.

Lição 4: agendar a avaliação e converter em paciente

Objetivo: fechar o lead e iniciar a jornada clínica. Rota: card do lead e Agenda. Pré-condições: data da consulta combinada.

1. Quando a data for combinada, mova o card para Qualificado.

2. Clique em Converter em Paciente.

3. Na Agenda, encaixe o horário com o profissional (o atalho aparece após a conversão).

Resultado esperado: o lead fica Ganho, o paciente é criado e a consulta é marcada.

Lição 5: gerir perdidos, estagnados e a visão do funil

Objetivo: manter o funil limpo e acompanhado. Rota: tela de Prospecção. Pré-condições: leads em andamento.

1. Para um lead que desistiu, mova o card para Perdido. O sistema solicita notas explicativas: registre o motivo (por exemplo, preço, falta de horário ou profissional sem agenda).

2. Para leads com alerta amarelo, envie a mensagem de reengajamento e registre a interação, ou marque como Perdido.

3. Use o filtro por responsável para ver apenas os leads de cada consultora, por exemplo em reuniões semanais.

4. Em telas pequenas, alterne para o Modo Lista com um clique.

5. Use tags personalizadas (por exemplo, #vip, #urgente, #segunda_opiniao, #convenio_reembolso) para triagem visual rápida.

Resultado esperado: funil sem leads esquecidos, com motivos de perda registrados para orientar o marketing.

10. Resolução de erros comuns

Tabela de diagnóstico rápido

Erro 1: não atribuir responsável ao lead

Sintoma: os leads esfriam porque ninguém assume a tarefa de ligar.

Causa: o campo Responsável Comercial ficou em branco ("o que é de todos não é de ninguém").

Como resolver: atribua um responsável a cada lead. Em reuniões semanais, use o filtro por responsável para que cada consultora veja só os seus leads e metas.

Erro 2: marcar como Perdido sem registrar o motivo

Sintoma: a clínica não descobre por que as pessoas não fecham (preço, horário, agenda do profissional).

Como resolver: ao selecionar Perdido, preencha as notas explicativas que o sistema solicita. Elas permitem auditorias de marketing e ajustes de oferta.

Erro 3: trabalhar só no Kanban em tela pequena

Sintoma: dificuldade de arrastar cards em notebooks de 13 polegadas ou tablets na recepção.

Como resolver: use o botão de alternância no topo para o Modo Lista, uma tabela compacta e ordenada.

11. Comparativo: Prospecção Doctte e outras formas de gerir leads

12. Perguntas frequentes

Qual a diferença entre lead e paciente?

Lead é um contato em fase de sondagem ou negociação, guardado no módulo de Prospecção. Paciente é quem fechou avaliação ou procedimento e tem ficha e prontuário. A conversão de um em outro é feita com Converter em Paciente.

O que é um lead estagnado?

É um lead sem nenhuma interação registrada há mais de 7 dias. O card recebe um alerta amarelo com ícone de relógio, para a equipe reengajar o contato ou marcá-lo como Perdido.

O que acontece com o histórico quando o lead vira paciente?

As notas comerciais e o procedimento de interesse são adicionados como observação inicial no histórico do paciente.

O médico vê os valores negociados no funil?

Depende do papel: o controle de acesso (RBAC) define quem acessa o módulo de Prospecção, que pode ficar restrito a administradores e equipe comercial.

Como registrar o motivo de um lead perdido?

Ao mover o card para Perdido, o sistema solicita notas explicativas. Registre o motivo (por exemplo, preço, falta de horário ou profissional sem agenda) para orientar o marketing.

Como ver o valor total em negociação?

Nos cartões do topo da tela de Prospecção: o valor em aberto no pipeline soma as oportunidades em andamento, e a receita conquistada soma os leads ganhos no período.

13. Referência para agentes de IA

Esta seção resume o módulo em formato direto para assistentes e agentes que operam ou explicam a Doctte. Os passos detalhados estão nas Lições 1 a 5.

13.1 Mapa de intenções e ações

13.2 Regras de negócio

• Estágios: Frio → Morno → Quente → Qualificado → Ganho ou Perdido.

• Valor do pipeline = soma do valor estimado dos leads em Frio, Morno, Quente e Qualificado.

• Receita conquistada = soma do valor dos leads Ganho no período.

• Lead sem interação registrada por mais de 7 dias recebe o alerta amarelo de estagnação.

• Converter em Paciente marca o lead como Ganho, cria o paciente com os dados demográficos e adiciona as notas comerciais e o procedimento de interesse como observação inicial.

• Ao marcar Perdido, o sistema solicita o motivo em notas.

• O ícone de WhatsApp do card abre a conversa no aplicativo e não registra a conversa; a interação deve ser registrada no histórico.

13.3 Cuidados ao agir (recomendação de segurança)

Confirme com o responsável antes de: converter um lead em paciente (cria um cadastro na base oficial), marcar como Perdido e enviar mensagens a leads. Não crie leads ou pacientes com dados de terceiros sem base legal. Ao registrar notas, evite dados de saúde além do procedimento de interesse e juízos sobre a situação financeira da pessoa. Nunca invente valores ou interações. Em treinamentos, use dados fictícios.

14. Glossário

• Lead: contato que demonstrou interesse, mas ainda não é paciente.

• Funil de vendas (pipeline): sequência de estágios pelos quais o lead avança até fechar.

• Kanban: quadro em colunas em que cada cartão avança conforme o estágio.

• Follow-up: contato de acompanhamento depois de uma proposta ou conversa.

• SDR: pré-vendedor, que faz o primeiro contato e a qualificação.

• Ticket médio: valor médio previsto por venda ou por atendimento.

• Lead estagnado: lead sem interação registrada há mais de 7 dias.

• Conversão: passagem de lead para paciente cadastrado.

• ROI: retorno sobre o investimento, que compara o resultado ao que foi gasto.

• Opt-in e opt-out: consentimento para receber mensagens e pedido para não receber mais.

• LGPD: Lei Geral de Proteção de Dados.

Conclusão: do clique no anúncio ao paciente na agenda

O gargalo financeiro de quem investe em marketing está no follow-up. Com o funil de Prospecção da Doctte 1.0, cada lead tem responsável, histórico, estágio e alerta contra o esquecimento, e vira paciente com um clique, sem sujar a base clínica. O resultado é uma operação comercial que a gestão consegue acompanhar e melhorar.

Próximo passo: acesse app.doctte.com/prospecting, cadastre os leads da última campanha, atribua um responsável a cada um e siga as 5 lições deste manual.

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